Stock mínimo: qué es, fórmula y cómo calcularlo con ejemplos

Te quedas sin un producto justo el día que más se vende, o el otro extremo: tienes tanta mercancía que no sabes dónde ponerla. Las dos cosas cuestan dinero. El stock mínimo es la herramienta más sencilla para evitarlas: un número por producto que te dice cuándo es momento de volver a comprar.

En esta guía verás qué es el stock mínimo, cómo calcularlo con una fórmula y ejemplos en pesos y piezas, cómo fijar el colchón de seguridad, cuánto pedir y cómo ponerlo en tu hoja de Excel o en tu sistema. Es parte de nuestro tema de control de inventario.

Qué es el stock mínimo

El stock mínimo es la cantidad de un producto a partir de la cual debes hacer un nuevo pedido, para que la mercancía llegue antes de que se te acabe. Si tu existencia baja de ese número, la señal es clara: hay que comprar.

En la teoría de inventarios se le llama punto de reorden. Un artículo académico de la revista Contaduría y Administración de la UNAM lo define como el nivel de existencias, en unidades, al que se hace un nuevo pedido, y lo calcula a partir de la demanda, el tiempo de entrega y un stock de seguridad que protege contra faltantes si la demanda sube durante la espera. Puedes consultarlo en "Cálculo del punto de reorden cuando el tiempo de entrega y la demanda están correlacionados" (Izar, Ynzunza y Zermeño, 2015).

Stock mínimo, stock de seguridad y stock máximo

• Stock de seguridad: el colchón extra por si vendes más de lo normal o el proveedor se tarda.
• Stock mínimo (punto de reorden): lo que vas a vender mientras llega tu pedido, más el stock de seguridad. En muchos negocios pequeños se usa este nombre para el momento de comprar.
• Stock máximo: lo más que conviene tener, para no inmovilizar dinero ni llenar la bodega.

La fórmula del stock mínimo

Stock mínimo = (venta diaria × días que tarda el proveedor) + stock de seguridad

Es la misma estructura que usa el artículo académico: demanda durante el tiempo de entrega, más un colchón de seguridad. Necesitas tres datos por producto.

1. Venta diaria promedio

Divide lo que vendiste en un periodo entre los días de ese periodo. Usa al menos las últimas cuatro semanas. Si vendiste 168 piezas en 28 días, tu venta diaria es 168 ÷ 28 = 6 piezas.

Si tu negocio no abre todos los días, divide entre los días que realmente abriste.

2. Días que tarda el proveedor

Cuenta desde que haces el pedido hasta que la mercancía está lista para vender. Anota el tiempo real de las últimas entregas, no el que te prometieron.

3. Stock de seguridad

Es lo que más se presta a error. Hay una forma práctica y otra más precisa.

• Forma práctica: (venta diaria máxima − venta diaria promedio) × días de entrega. Si en tu mejor día vendiste 9 piezas, el promedio es 6 y el proveedor tarda 5 días, el colchón es (9 − 6) × 5 = 15 piezas.
• Forma más precisa: multiplicar la variación de tu demanda por un factor que depende del nivel de servicio que quieres (qué tan seguro quieres estar de no quedarte sin producto). Es lo que hace el artículo citado, con la fórmula B = Z × σ. Para una tienda pequeña basta con la forma práctica.

El artículo académico también señala que, al subir el nivel de servicio, sube el punto de reorden y con él el inventario que necesitas. Dicho de otro modo: no quedarte sin producto nunca tiene un costo, que es tener más mercancía parada.

Ejemplos con números

Los datos son inventados para ilustrar.

Ejemplo 1: un producto de alta venta

Vendes 6 piezas al día, tu proveedor tarda 5 días y quieres un colchón de 12 piezas. Stock mínimo = 6 × 5 + 12 = 42 piezas. Cuando tu existencia llegue a 42, haces el pedido. Durante los 5 días de espera venderás unas 30 y llegarás a recibir con alrededor de 12 piezas, que es tu colchón.

Si usas la forma práctica para el colchón (15 piezas), el stock mínimo sube a 6 × 5 + 15 = 45 piezas.

Ejemplo 2: tres productos de una tienda

• Café: vende 3 al día, entrega en 4 días, colchón de 6. Stock mínimo = 3 × 4 + 6 = 18.
• Azúcar: vende 4 al día, entrega en 2 días, colchón de 4. Stock mínimo = 4 × 2 + 4 = 12.
• Leche: vende 10 al día, entrega en 1 día, colchón de 5. Stock mínimo = 10 × 1 + 5 = 15.

Fíjate que el producto que más vendes (la leche) no es el que tiene el stock mínimo más alto: pesa más lo que tarda el proveedor.

Cuánto pedir y cuál es tu stock máximo

Alcanzar el stock mínimo te dice cuándo comprar. Para saber cuánto, decide cada cuántos días quieres surtirte. Siguiendo el ejemplo 1: si quieres cubrir 14 días de venta, pides 6 × 14 = 84 piezas.

Cuando llegue el pedido tendrás las 12 que te quedaban de colchón más las 84 nuevas, es decir, 96 piezas. Ese es tu stock máximo aproximado. Si ves que la existencia sube mucho más, estás comprando de más.

Cómo llevarlo a tu Excel o sistema

En la hoja de Excel que armamos en nuestra guía de inventario en Excel, la columna F es el stock mínimo. Puedes calcularlo automáticamente: agrega tres columnas a la derecha de la tabla, por ejemplo J con la venta diaria, K con los días de entrega y L con el colchón, y en F2 escribe =REDONDEAR.MAS(J2*K2+L2,0). Redondear hacia arriba evita que te quedes corto por los decimales.

Con el aviso "Comprar" de esa hoja, o con las alertas de un sistema de inventarios, sabrás qué pedir sin revisar producto por producto.

Cuándo revisar tus números

• Cada mes o cada trimestre, porque tu venta diaria cambia.
• Antes de temporadas altas como el Buen Fin, Día de Muertos o diciembre, cuando la demanda sube.
• Cuando cambias de proveedor o su tiempo de entrega se alarga.
• Cuando lanzas una promoción, porque dispara la venta diaria.

Errores comunes

• Usar el mismo número para todo. Cada producto tiene su propia venta y su propio proveedor.
• Olvidar el tiempo de entrega. Pedir cuando ya se acabó es llegar tarde.
• Calcularlo una vez y nunca actualizarlo. Tu negocio cambia y el número también.
• No considerar productos perecederos. En lo que caduca, un stock alto se convierte en merma. Pide más seguido y en menor cantidad.
• Pasarse de seguridad. Un colchón enorme te protege de faltantes, pero congela dinero.

Siguiente paso

Elige tus cinco productos más vendidos. Para cada uno anota su venta diaria de las últimas cuatro semanas, el tiempo real de entrega de tu proveedor y un colchón razonable. Calcula su stock mínimo y compáralo hoy con lo que tienes en existencia: puede que alguno ya esté por debajo.

Este artículo es informativo y los valores de los ejemplos son ilustrativos. Ajusta los cálculos a la realidad de tu negocio.