Control de inventario: qué es, métodos y cómo llevarlo

Muchos negocios pequeños tienen el dinero guardado en la bodega: mercancía que no se vende, producto que se acaba justo cuando el cliente lo pide y un inventario que solo existe en la cabeza del dueño. El control de inventario sirve para resolver eso: saber qué tienes, cuánto te costó y cuándo conviene volver a comprar.

En esta guía verás qué es el control de inventario, qué métodos existen para valuarlo, cómo calcular la rotación, cuándo pedir más mercancía y cómo empezar sin complicarte. Los ejemplos son en pesos y los puedes aplicar a una tienda, una cafetería o un taller.

Qué es el control de inventario

El control de inventario es el registro ordenado de la mercancía que compras, la que vendes y la que te queda. Su objetivo es que lo que dice tu registro coincida con lo que realmente hay en tu negocio, y que sepas cuánto dinero tienes invertido en ello.

Desde el punto de vista contable, los inventarios son bienes que una empresa tiene para venderlos o usarlos en lo que produce. La norma mexicana que lo regula, la NIF C-4 del CINIF, establece que se valúan inicialmente al costo y que se presentan al menor entre ese costo y su valor neto de realización, como explica este análisis de IDC. Dicho en sencillo: si algo ya no lo puedes vender por lo que te costó, tu inventario vale menos de lo que registraste.

Por qué importa llevarlo

• Sabes cuánto ganas de verdad. Tu utilidad depende del costo de lo que vendiste. Si no sabes cuánto te costó cada pieza, tu margen de ganancia es una suposición.
• Evitas quedarte sin producto. Un faltante es una venta perdida, y a veces un cliente perdido.
• Evitas el exceso. Mercancía parada es dinero que no puedes usar para pagar renta, sueldos o proveedores.
• Detectas mermas y robos. Si el conteo físico no coincide con el registro, algo pasó: errores, desperdicio o pérdidas.
• Tomas mejores decisiones de compra. Con datos sabes qué se vende, qué no y cuánto pedir.

Qué necesitas registrar

Para cada producto, lo mínimo es:

• Nombre y clave (un código corto, para no confundir variantes).
• Entradas: fecha, cantidad y costo de cada compra.
• Salidas: fecha y cantidad de cada venta, uso o merma.
• Existencia actual: entradas menos salidas.
• Costo unitario y precio de venta.
• Stock mínimo: la cantidad a partir de la cual debes comprar.

Métodos para valuar tu inventario

Si compras el mismo producto a precios distintos, tienes que decidir con cuál costo registras lo que sale. Los métodos más comunes son estos:

• Costo promedio: cada vez que compras, calculas un costo promedio de todas las unidades que tienes.
• PEPS (primeras entradas, primeras salidas): asumes que lo primero que compraste es lo primero que vendes.
• Costo identificado: sabes exactamente cuánto costó cada pieza. Funciona para artículos únicos o con número de serie.
• Detallista: valúa el inventario a precio de venta menos el margen de utilidad bruta. Se usa en negocios con muchos productos de rotación rápida, como tiendas de autoservicio.

Ejemplo: PEPS contra costo promedio

Los números son inventados para ilustrar. Compras 10 piezas a $100 cada una y después 10 piezas a $120 cada una. Vendes 12.

• Con PEPS: las primeras 10 salen a $100 ($1,000) y las otras 2 a $120 ($240). Costo de lo vendido: $1,240. Inventario final: 8 piezas a $120 = $960.
• Con costo promedio: el costo promedio es ($1,000 + $1,200) ÷ 20 = $110. Costo de lo vendido: 12 × $110 = $1,320. Inventario final: 8 × $110 = $880.

En ambos casos la suma da $2,200, lo que invertiste en total. La diferencia está en cómo se reparte entre lo que ya vendiste y lo que te queda. Por eso el método que elijas cambia tu utilidad del periodo, aunque la mercancía y los precios sean los mismos.

Qué dice la ley en México

Para efectos fiscales, el artículo 41 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) enumera los métodos permitidos: PEPS, costo identificado, costo promedio y detallista. No incluye UEPS (últimas entradas, primeras salidas). También señala que las mercancías identificables por número de serie con costo mayor a $50,000 deben valuarse con costo identificado, y que, una vez elegido el método, debe usarse durante un mínimo de cinco ejercicios. Puedes revisarlo en este análisis del Instituto Mexicano de Contadores Públicos y en este resumen del tratamiento fiscal del costo de ventas.

Estas reglas son de 2019 y la ley puede haber cambiado, además de que dependen de tu régimen fiscal. Si vas a elegir un método para tus declaraciones, confírmalo con un contador antes de decidir.

Rotación de inventario: ¿se vende rápido lo que compras?

La rotación te dice cuántas veces al año vendes y repones tu inventario. Una rotación baja significa mercancía parada; una muy alta puede significar que te quedas sin producto.

Rotación = costo de lo vendido del periodo ÷ inventario promedio

Días de inventario = 365 ÷ rotación

Ejemplo: una tienda de abarrotes en un año

Ejemplo inventado. El costo de lo vendido en el año fue de $480,000. Empezaste el año con $90,000 de inventario y lo terminaste con $110,000, así que el inventario promedio es ($90,000 + $110,000) ÷ 2 = $100,000.

• Rotación: $480,000 ÷ $100,000 = 4.8 veces al año.
• Días de inventario: 365 ÷ 4.8 ≈ 76 días.

Es decir, en promedio tu mercancía tarda unos 76 días en venderse. Si vendes productos perecederos, ese número es una alerta; si vendes refacciones, puede ser razonable. Lo importante es compararlo contigo mismo mes a mes y por producto.

Cuándo volver a comprar: stock mínimo

El stock mínimo, o punto de reorden, es la existencia a la que debes hacer un nuevo pedido para no quedarte sin producto mientras llega.

Punto de reorden = venta diaria × días que tarda el proveedor + stock de seguridad

Ejemplo inventado: vendes 6 piezas al día, tu proveedor tarda 5 días en entregar y quieres un colchón de 12 piezas por si hay retrasos. Tu punto de reorden es 6 × 5 + 12 = 42 piezas. Cuando la existencia llegue a 42, haces el pedido. Más detalle en nuestra guía de stock mínimo.

Cómo contar y cuadrar tu inventario

1. Haz un conteo físico inicial. Cuenta todo y regístralo con su costo. Si no sabes cómo, sigue nuestra guía para hacer un inventario.
2. Registra cada movimiento el mismo día. Lo que no se anota al momento se olvida.
3. Cuenta con regularidad. Un conteo completo al mes o al cierre del año, y conteos parciales de los productos más importantes en medio.
4. Compara lo contado contra lo registrado. La diferencia es tu merma o tu error. Investígala.
5. Ajusta y documenta. Corrige la existencia y anota la causa.

Empieza por lo que más pesa

No todos los productos importan igual. Como regla general, una minoría de tus productos genera la mayor parte de tus ventas. Clasifícalos en tres grupos (método ABC): A son los que más dinero mueven, B los intermedios y C los que menos. Cuenta y vigila los A con más frecuencia, y no gastes tiempo en los C.

Con qué herramienta llevarlo

• Cuaderno: sirve para empezar con pocos productos, pero es difícil de consultar y fácil de perder.
• Hoja de cálculo: flexible y gratuita, pero depende de que la actualices y no se descomponga. Te explicamos cómo en inventario en Excel.
• Sistema de inventarios: registra entradas y salidas, calcula existencias y costos solo, y te avisa qué comprar. Si quieres probar uno, nuestro Sistema de Inventarios está pensado para micronegocios.

Errores comunes

• Registrar solo cantidades y no costos. Así no sabes cuánto dinero tienes en bodega ni cuánto ganas.
• Mezclar el inventario del negocio con el de la casa. Separa lo que se vende de lo que consumes.
• No registrar mermas. Lo que se rompe, caduca o se regala también es un costo.
• Comprar por intuición. Sin saber tu rotación, compras de más lo que no sale y de menos lo que sí.
• Cambiar de método cada mes. Elige uno y mantenlo, para poder comparar periodos.

Siguiente paso

Elige tus diez productos más vendidos y haz hoy un conteo físico con su costo. Con esa base calcula tu rotación y tu punto de reorden. Después, conecta el resultado con tu punto de equilibrio para saber cuánto necesitas vender cada mes.

Este artículo es informativo y no sustituye la asesoría de un contador, sobre todo en temas fiscales.